비원어민을 위한 비즈니스 이메일(Business email) 작성법

안녕하세요, 엔그램입니다!

이 글을 읽고 계신 분 중에는 영어가 모국어가 아닌 분들이 많을 것으로 생각됩니다. 비즈니스 이메일(Business email)은 효과적인 의사소통을 위해 매우 중요한 역할을 합니다. 그러므로 이메일 작성 시 효율적인 구조와 비즈니스 매너를 지켜 작성하는 것이 필수적입니다.

오늘은 엔그램에서 준비한 비즈니스 이메일 양식을 여러분들과 공유하고, 비즈니스 매너에 맞게 의견을 더 효과적으로 전달할 수 있는 방법 에 대해 알아보려 합니다. 함께 시작해 볼까요?

만약 이메일을 업무용으로 사용한다면, 반드시 회사 이메일 주소를 사용해야 합니다. 예를 들어, Jane Doe가 Tall Shoes라는 회사에서 일한다면 이메일 주소는 janedoe@tallshoes.com 과 같은 형식이어야 합니다.

또한, 프리랜서이거나 개인적인 이메일 주소로 취업 지원을 한다면, 신뢰할 만한 도메인을 가진 전문적인 이메일 주소를 사용해야 합니다. Jane Doe의 경우 jane.y.doe@gmail.com 과 같은 주소를 사용할 수 있습니다. skatergurl351@yahoo.com 과 같은 이메일 주소는 전문적인 느낌이 나지 않기 때문에 피하는 것이 좋습니다.

또한, 이메일을 보낼 때 다른 직원들에게 참조(CC) 또는 숨은 참조(BCC)를 해야 하는지 직접 상사에게 확인해야 합니다. 일부 회사에서는 업무 이메일을 보낼 때마다 상사 모두에게 참조(CC) 또는 숨은 참조(BCC)를 해야 하는 요구사항이 있을 수 있습니다.

다음은 가장 일반적인 비즈니스 이메일 구조와 작성 과정입니다.

제목 (Subject line formatting)
첫인사말 (Salutation)
서문 (Opening statement (introduction))
본문 (Body formatting)
마무리 (Ending statement (closing line))
마지막 인사말(Complimentary closing (sign-off))
전자 서명(Electronic signature formatting)
최종 검수(Proofreading)
주의 사항 (What to watch out for (Don’ts))

만약 위에서 설명한 각 항목들이 이메일에서 어떤 부분을 가리키는지 정확히 파악하지 못한다면, 아래에 소개된 각 항목에 대한 자세한 설명을 참고해 보세요.

비즈니스 이메일 구조 (Business email structure)

1. Email subject line: [Tall Shoes] Joint brand awareness campaign

2. Salutation: Dear Harry,

3. Opening statement (introduction): Nice to e-meet you. My name is Quincy, and I’m the social media manager at Tall Shoes. 4. Body of email: I am emailing to discuss the 2024 joint brand awareness campaign between Pink Dress Co. and Tall Shoes Inc. I would love to schedule a Zoom meeting to get to know the story behind your company and how we can work together in this collaborative campaign.

Please let me know if any of the following times work for you.

Wednesday, October 4th at 3:00 PM (EST)
Thursday, October 5th at 2:00 PM (EST)
Monday, October 9th at 3:00 PM (EST)

If none of these work for you, feel free to let me know the times that would work best for you.

5. Ending statement: I look forward to hearing back from you.

6. Complimentary closing (sign-off): Kind regards,

7. Electronic signature:

Quincy Adams
Social Media Manager
Tall Shoes Inc.
quincyadams@tallshoes.com
(555) 555-5555

(P.S. Don’t forget to proofread!)

이메일 제목(Subject line formatting)

비즈니스 이메일의 제목은 간결하면서도 주제를 분명하게 나타내야 합니다. 이메일 제목은 공백을 포함하여 27~52자로 유지하는 것이 좋습니다. 다른 회사에 이메일을 보낼 경우 대괄호 안에 자신의 회사 이름을 넣어 누가 보냈는지 쉽게 알아볼 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

[Tall Shoes] Inquiries about 2023 fall collaboration
[TopNail] Measurements for booth construction
[Lune Media] Subtitle guide for Arabic subtitles

이메일 제목에 대문자를 사용하는 것은 선택 사항입니다. 하지만 자신의 회사 이름 뒤에 오는 이메일 제목 부분의 첫 글자는 적어도 대문자로 쓰도록 해야 합니다. 이는 위 예시에서 "Inquiries" 의 첫 글자가 대문자로 쓰여 있는 것을 확인할 수 있습니다.

회사 지원을 위해 지원서 이메일을 보내는 경우, 이메일 제목에는 지원자의 이름, 지원하려는 직무 및 채용 공고 번호가 있는 경우 이를 포함하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 채용 담당자가 지원자 이메일을 빠르게 추적하고 분류할 수 있습니다. 아래는 몇 가지 예시입니다.

Marketing Coordinator P4265 — Jane Doe
[Doe, Jane] Social Media Marketer Job Application
Jane Doe: Graphic Designer (H5965)

첫인사말(Salutation)

이메일을 작성할 때는 받는 사람을 인사말과 함께 부르는 것이 좋습니다. 공식적인 인사말로는 "Dear"나 "Hello"를 사용할 수 있고, 더 친밀한 관계일 경우 "Hi"를 사용할 수도 있습니다.

받는 사람의 이름을 알고 있다면, 이름으로 부르는 것이 좋습니다. 그렇지 않은 경우에는 팀 이름이나 회사 이름을 대신 사용할 수 있습니다. 아래는 몇 가지 예시입니다.

Dear Melissa,
Hi Brian,
Hello Tall Shoes team,
Dear Marketing and Sales team,
Dear Ms. Smith, (American English)
Dear Ms Smith, (British English)
Dear Hiring Manager,

인사말의 끝에는 쉼표를 꼭 찍는 것을 잊지 마세요. 그러나 받는 사람이 누구인지 모르는 경우에는 마지막 수단으로 "Hello"를 사용하고 그 뒤에 쉼표를 찍으면 됩니다.

Hello,

하지만, 회사 전체를 대상으로 이메일을 보내는 경우에도, 누군가를 구체적으로 지칭하는 것이 항상 더 좋습니다.

서문(Opening statement (introduction))

이메일을 처음 보내는 상대방과 소통하는 경우에는 이메일 서문 첫 줄에 본인이나 소속 회사에 대해 간단히 소개하는 것이 좋습니다. 회사의 전문 분야나 본인의 직무를 설명하여 상대방이 이메일 내용을 더 잘 이해할 수 있도록 도와줄 수 있습니다.

만약 상대방과 이미 만나본 적이 있다면, 서로 언제 어디서 만났는지에 대한 정보를 제공해줄 것을 권합니다. 이전에 나눈 대화나 만난 이유 등을 언급하여 기억을 되새길 수 있도록 합니다.

아래의 두 예시를 살펴보시면 이해가 더 쉬울 것입니다.

Example 1 - 상대방과 처음 소통하는 경우

My name is Randy, and I’m a public relations specialist at Tall Shoes Inc. I’m in charge of managing media and press releases regarding Tall Shoes, the industry leader in comfortable and affordable heels.

Example 2 - 상대방과 과거에 소통이 있었던 경우

I’m Randy, the public relations specialist at Tall Shoes Inc. We met previously at the 2023 Jenkins Conference back in April where we briefly discussed a potential press release of Tall Shoe’s proprietary air compression technology that will be launched at the end of this year.

본문(Body formatting)

이메일 본문을 작성할 때, 서식을 어떻게 해야 할지 고민된다면, 가장 안정적이고 정확한 방법은 이메일 도메인(Gmail 등)에서 설정한 기본 글꼴, 크기 및 텍스트 정렬을 그대로 사용하는 것입니다.

대부분의 경우 기본 설정이 이미 되어 있어서 문제가 발생할 가능성은 거의 없습니다. 그러나 수동으로 서식을 지정하고 싶은 경우에는 하단에 설명된 가이드를 참고하시기 바랍니다. 또한, 서문(Opening statement (introduction))도 이메일 본문과 같은 방식으로 서식이 적용됩니다.

텍스트는 왼쪽 정렬을 유지합니다.
Arial, Times New Roman과 같은 가독성이 높은 표준 글꼴을 사용합니다.
글꼴 크기는 10 또는 12 사이즈로 유지합니다. 필요한 경우 중간 제목은 14 또는 16 사이즈로 설정할 수 있습니다.

다음은 본문 작성시 지켜야하는 서식에 대한 추가적인 안내입니다.

하나의 긴 문단보다는 여러 개의 작은 문단으로 구성하는 것이 좋습니다.
들여쓰기보다는 문단으로 분할하여 구성하는 것이 가독성에 좋습니다.
필요한 경우 글머리 기호/번호 등을 활용하여 한눈에 보기 쉽게 표현하는 것이 좋습니다.
올바른 대문자, 구두점, 철자, 문법을 사용하는 것이 중요합니다.

이메일 본문을 작성할 때는 여러 짧은 단락으로 나누는 것이 좋습니다. 작은 문장 몇 개보다는 하나의 큰 문장보다 더 이해하기 쉬우므로, 주제와 논리에 따라 단락을 나누는 것이 좋습니다.

이메일 도메인에서 자동 줄 바꿈 기능을 제공할 경우, 한 줄이 78자를 초과하지 않도록 설정하는 것이 좋습니다. 줄 바꿈 기능은 긴 텍스트를 간결하게 자동으로 분할하여 이메일을 읽기 쉽게 만들어줍니다. 대부분의 이메일 도메인에서는 자동 줄 바꿈 기능을 제공합니다. 수동으로 설정해야 하는 경우에는 확인해 보세요.

축약형 단어는 일반적으로 허용되지만, 너무 비격식적인 축약형은 사용하지 않는 것이 좋습니다. 예를 들어 you'd (you would), ain't (are not), he's (he has), wouldn't've (would not have) 와 같은 축약형은 사용하지 않는 것이 좋습니다. 비즈니스 이메일에서 어떤 축약형이 허용되는지 알지 못한다면 전혀 사용하지 않는 것이 좋습니다. 이메일을 가능한 한 간결하고 짧게 적으려고 노력하세요.

업무 상황에서는 시간이 제한되므로 장황하고 긴 이메일은 읽을 시간이 없을 수 있습니다. 그러나 필요한 세부 정보를 이메일에서 제거하지 마세요. 관련 없는 세부 정보를 생략하면 필요한 내용이 전달되지 않을 수 있습니다. 이메일에서 필수적인 모든 정보를 명확히 제시하면서, 가능한 한 간결하게 작성하는 것이 좋습니다.

영어가 모국어가 아니거나 이메일 본문을 작성하는 데 어려움을 겪는 경우, 모국어로 전달하려는 내용에 대해 먼저 작성해 볼 수 있습니다. 핵심 포인트를 나열하여 전달하고자 하는 내용을 정리해보면, 논리적인 글의 흐름을 구성하는 데 도움이 됩니다.

마무리(Ending statement (closing line))

이메일을 마무리하는 부분은 본문의 끝에 위치하며, 마지막 단락으로 작성할 수도 있습니다. 다양한 마무리 문장을 살펴보고, 해당 이메일에 적합한 문장을 선택하여 사용하시면 됩니다.

I am looking forward to hearing from you soon.
Thank you for your time and consideration.
Hope to hear back from you soon.
Thank you again for your help.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
If I can be of any help, feel free to contact me.
I look forward to working together again in the near future.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Please let me know if there’s anything else you need.
I look forward to our meeting next Wednesday.
Have a great weekend.
See you next Tuesday at the all-hands meeting.

마무리 인사말(Complimentary closing (sign-off))

이메일의 마무리 부분은 전자 서명을 하기 전, 마무리 문장 다음에 위치하게 됩니다. 아래는 비즈니스 이메일에서 자주 사용되는 마무리 인사말의 예시입니다. 마무리 인사말 뒤에는 꼭 쉼표(,)를 삽입해야 한다는 것을 기억해 주세요.

Best regards,
Sincerely,
Kind regards,
Best,
Thank you,
Regards,

전자 서명(Electronic signature formatting)

전자 서명은 마무리 인사말 이후에 자연스럽게 포함되어야 합니다. 이는 본인의 이름, 직책, 회사명, 그리고 연락처 정보를 포함하며, 연락처 정보는 회사 이메일 주소, 전화번호, 그리고 주소를 포함해야 합니다. 또한 선택 사항이지만, 서명에 본인의 사진을 추가할 수도 있습니다. 아래의 예시를 참고하시기 바랍니다.

Ernest Lowe
Sales AssociateTall Shoes Inc.
+1 (777) 777-7777 ext. 777
ernest@tallshoes.com

Vicky J. Patel
Music ProducerBeast Beats
Mediavickypatel@beastbeats.co
99999 Nine Street, Ninecity, CA 99999-9999

만약 프리랜서이거나 취업 중인 경우, 자신의 이름, 담당하는 일 종류 및 연락처 정보를 포함할 수 있습니다. 서명에 자신의 전문적인 사진을 넣는 것은 선택 사항입니다.

Melody Wang
Independent Reporter
melody.wang@gmail.com
(111) 111-1111

Lee Harris
Prospective software
engineerleejohnharris@gmail.com
+1 (222) 222-2222

이메일에 전자 서명을 추가하는 방법은 수동으로 추가하거나, 이메일 도메인 설정 페이지에서 설정할 수 있습니다. 설정 후에는 이메일을 작성할 때 자동으로 서명이 추가되어, 보내는 사람의 정보와 연락처를 간편하게 전달할 수 있습니다.

최종 검수(Proofreading)

이메일을 작성한 후에는 꼭 한 번 더 확인해야 합니다. 심지어 원어민도 오타나 문법 오류를 저지를 수 있습니다. 따라서 작성한 이메일을 자세히 읽어보는 것이 중요합니다. 동료 직원들에게 방해받지 않는 곳에서 크게 소리를 내어 읽어보는 것도 좋은 방법입니다.

이메일의 중요도에 따라서, 온라인 영어 문법 교정 서비스인 Engram, Grammarly, ProWritingAid 와 같은 프로그램을 사용하여 글을 다듬을 수도 있습니다. 또한 이메일의 중요성에 따라서, 주변 지인들에게 최종 검수를 요청하는 것도 좋은 방법입니다.

주의 사항(What to watch out for (Don’t))

다음은 비즈니스 이메일 작성 시 주의해야 할 몇 가지 사항입니다.

Don’ts

인터넷 슬랭, 줄임말, 너무 격식없는 언어나 표현은 사용하지 마세요.
너무 화려하거나 어려운 단어를 사용하지 마세요. 우리가 언어를 사용하는 목적은 말하고자 하는 바를 전달하는 것입니다. 말을 꾸미는 것은 중요하지 않습니다.
모든 글자를 대문자로 쓰지 마세요. 일부 비영어권 사용자는 강조하고자 하는 문장이나 단어를 모두 대문자로 작성하기도 하지만, 이는 받는 사람에게 무례하게 느껴질 수 있습니다.
느낌표를 너무 많이 사용하지 마세요. 가끔 사용하는 것은 괜찮지만 모든 문장에 느낌표를 붙이거나 여러 개를 연속으로 사용하는 것은 피하세요.
이메일 본문에 사진을 첨부하지 마세요. 이메일이 스팸으로 분류될 수 있습니다. 모든 이미지는 첨부 파일로 보내고, 파일 이름을 명확하게 지정하세요.
화가 난 이메일을 보내지 마세요. 수신자와의 오해나 오류가 있을 수 있기 때문에 이해심 있고 전문적인 태도를 유지하세요.

다양한 비즈니스 상황에 대한 전문적인 이메일 예시가 필요하다면, How to Write a Business Email 을 확인해보세요. 해당 페이지에는 다음과 같은 상황에 대한 전문적인 이메일 예시가 있습니다